Grip op de Begroting van uw organisatie

Om grip te krijgen op de begroting van uw organisatie is het belangrijk om te begrijpen hoe de begrotingscyclus in uw organisatie werkt. Met de volgende 7 stappen en bijbehorende tips voor de ondernemingsraad bent u goed voorbereid op het komende financiële jaar.

De begrotingscyclus begint in januari. Een nieuw jaar start en dit ziet u terug in de financiën van uw organisatie. Soms wordt nog de laatste hand gelegd aan jaarplannen en de eerste uitgaven worden gedaan.

Stap 1. Waar gaan we naar toe in 2019? 
Al voor de zomer worden de voorbereidingen gestart om de begroting voor het volgend jaar op te stellen. Met name in de zorg, overheid en onderwijs wordt vaak rond juni een kaderbrief gepubliceerd met de plannen voor 2019. De kaderbrief gaat dieper in op externe en interne prioriteiten die gesteld worden. Niet bij alle organisaties gaat dit zo openlijk via een openbaar document; wel worden er al deelbegrotingsvoorstellen en ‘verlanglijstjes’ ingediend door de diverse leidinggevenden. 

Tip voor de ondernemingsraad: stel hierover vragen tijdens bespreking van de algemene gang van zaken in het voorjaar (art. 24 WOR). 

Stap 2. Jaarrekening van vorige jaar (2017) is klaar in juni 
Met de jaarrekening krijgt u belangrijk inzicht in de gezondheid van uw organisatie. Rond juni (bij profit-organisaties vaak iets eerder) wordt de jaarrekening van het vorige boekjaar gepresenteerd. Voor ondernemingsraden met weinig financiële kennis en ervaring komt de jaarrekening weleens over als een ontoegankelijk document vol cijfers en het schikt dan ook menig ondernemingsraad af. Toch staan er in de jaarrekening cijfers en aannames die zinvol zijn om ieder jaar te volgen en te vergelijken met eerdere jaren. Op die manier weet u vrij eenvoudig hoe gezond uw organisatie is en welke ontwikkeling deze laat zien.

Tip voor de ondernemingsraad: als de ondernemingsraad nog onvoldoende ervaring heeft met financiën, kunt u aan de financieel specialist van uw eigen organisatie vragen om deze cijfers op een rijtje te zetten. Maar beter is het natuurlijk om zelf de vinger aan de pols te kunnen houden. Al na één scholing dag kunt ook u de belangrijkste informatie uit een jaarrekening halen! 

Stap 3. Wensenlijstje inleveren in juli 
Dit is natuurlijk altijd leuk: passend binnen de kaders maken managers de wensen kenbaar. Welke kant willen we op? Welke investeringen zijn nodig? De begrotingswensen moeten passen binnen het meerjarenplan, het jaarplan en bijvoorbeeld Arbo-jaarplan of scholingsplan. 

Tip voor de ondernemingsraad: maak een initiatiefvoorstel over een kwestie die de ondernemingsraad belangrijk vindt en vraag hier aandacht voor in de begroting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Plan van Aanpak van de Arbo of aan scholing. Ook het budget voor Arbo-maatregelen of scholing moet immers straks terug te vinden zijn in de begroting. 

Stap 4. Wie krijgt hoeveel: een zomer vol discussie? 
De begrotingswensen van de diverse budgethouders worden met de directie besproken. De (on)mogelijkheden worden doorgenomen. Indien er beknibbeld moet worden op wensen dan is het interessant te weten op basis van welke argumenten er keuzes gemaakt worden. Wie krijgt hoeveel en waarom? In de zomer wordt er verhit gediscussieerd. Welke manager heeft de meeste invloed? 

Tip voor de ondernemingsraad: ga gerust op vakantie. 

Stap 5. Conceptbegroting is klaar in oktober/november 
De budgetten worden, in concept, door de directie vastgesteld. De conceptbegroting wordt door de afdeling financiën & control opgesteld. 

Tip voor de ondernemingsraad: als de ondernemingsraad de begroting wil beïnvloeden dan is het verstandig om dit te doen als de begroting nog in de concept-fase is. Er is weinig bereidheid om een vastgestelde begroting nog aan te passen. 

Stap 6. Akkoord van toezichthouder in november/december 
De begroting wordt na goedkeuring van de Raad van Toezicht/Raad van Commissarissen vastgesteld. Meestal is dit in de vergadering van november/december. 

Tip voor de ondernemingsraad: ook dit is een goed onderwerp om te combineren met de halfjaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken (art. 24 WOR), maar nu die in het najaar. 

Stap 7. Het geldpotje is voor volgend jaar verdeeld 
De budgetten worden aan de interne budgethouders toegewezen. Er worden jaarplannen opgesteld per afdeling. 

Tip voor de ondernemingsraad: ga verder naar Stap 1 en doe ook in het nieuwe jaar uw voordeel met de eerder gegeven tips… 

Grip op de Begroting van uw organisatie 
Inzicht in de financiën van uw organisatie is belangrijk en daar hoeft u zeker geen financieel specialist voor te zijn. Volg gewoon de 7 stappen van de begrotingscyclus. Zo kan uw ondernemingsraad zich op belangrijke momenten mengen in de discussie over financiële keuzes in de organisatie. Met name de begroting en de geplande investeringen lenen zich goed om de mening van de ondernemingsraad in te brengen, signalen af te geven of suggesties te doen. 


Over Michèl 

Michèl van Doorn is in de rol van organisatieadviseur gespecialiseerd in vraagstukken die een relatie hebben met medezeggenschap. Al geruime tijd adviseert hij ondernemingsraden, management en HR/P&O functionarissen, met name binnen de zakelijke dienstverlening, bij productiebedrijven en in de zorgsector.